Löneväxling

Inledning
Vem bestämmer villkoren?
Vad får det kosta?
Vilka försäkringsbolag ska få användas?
Vilka försäkringsprodukter?
Vem står för rådgivning?
Formalia
Konsekvenser
Kollektivavtalade förmåner
Skattefrågan
Hur sköter man administrationen?

INLEDNING

För några år sedan blev det allmänt aktuellt med de så kallade hemdatorerna. Arbetsgivaren tillhandahöll en dator mot ett visst löneavdrag. Det kanske kan sägas vara den första mer utbredda formen av ”löneväxling”. Andra förmåner som varit aktuella är tjänstebil/förmånsbil, mer sällsynt är väl bostadsförmåner medan sjukvårdsförsäkring blivit allt vanligare. Det finns också arbetsgivare som erbjuder hemservice och olika former av friskvård. Under senare tid har löneväxling till förstärkt pension ökat i intresse. Många arbetsgivare vill kunna erbjuda en ”tablå” av olika förmåner, som den enskilde medarbetaren får välja bland, som alternativ till lön utifrån en bruttolönetänkande. Detta i syfte att stimulera och därmed kunna behålla befintliga medarbetarna och samtidigt locka nya. För att öka flexibiliteten och företagets goodwill och ge bättre förutsättningar för att kombinera arbete och familjeliv. Förmåner av denna typ ligger utanför de centrala kollektivavtalen.

Att löneväxling till vad som brukar kallas ”förstärkt pension”, det vill säga pension utöver den kollektivavtalade pensionen, har ökat i intresse har flera anledningar. Ökad fokusering och intresse för den framtida pensionen är ett skäl. Ett annat är det faktum att det finns ett skattearbitrage i skillnaden mellan arbetsgivaravgifter som läggs på i princip alla förmåner och den särskilda löneskatten som tas ut på pensionsavsättningar. Denna mellanskillnad har därför gjort det extra intressant att byta lön till förstärkt pension.

Det finns en del konsekvenser och frågetecken i samband med löneväxling, inte minst när det växlas till förstärkt pension. Denna information inriktar sig främst kring frågor om byte till förstärkt pension även om mycket givetvis har bäring även på andra förmåner som kan erbjudas. Vi vill belysa de olika delarna som berörs och genom detta bidra till arbetsgivarens beslutsunderlag inför ett eventuellt erbjudande om löneväxling. Vilka lösningar som slutligen väljs anpassas efter varje företags olika förutsättningar.

VEM BESTÄMMER VILLKOREN?

Det förekommer att det träffas lokala kollektivavtal om löneväxling men företrädesvis är det företaget som fattar beslut om en företagspolicy kring förmånspaket, även om det ofta sker i samråd med de fackliga organisationerna på företaget. I likhet med hur tjänstebilsavtal och erbjudande om hemdatorer fungerar. Där hemdatorer tillhör den sortens erbjudande som måste gå till samtliga medarbetare för att det ska bli skattemässigt förmånligt.

VAD FÅR DET KOSTA?

Givetvis innebär erbjudande om olika förmåner en ökad administrativ kostnad för arbetsgivaren. En kostnad som sätts i relation till det mål företaget har för den nytta och tillfredsställelse som uppnås hos medarbetarna. I ett bruttolönetänkande är målsättningen att värdera de olika förmånerna så att de kostnadsmässigt kan jämföras av arbetsgivaren och att man kan åstadkomma kostnadsneutralitet mellan de olika förmånerna som väljs. Tyvärr kan exempelvis pensionskostnaden på lönen många gånger vara svår att fastställa. Även administration kan kosta olika för olika produkter och produktionsbortfall uppstår när medarbetaren tar in kunskap om de förmåner som erbjuds genom löneväxling. Det är upp till den enskilde arbetsgivaren om det ska accepteras att en absolut kostnadsneutralitet inte uppnås.

VILKA FÖRSÄKRINGSBOLAG SKA FÅ ANVÄNDAS?

Företaget ska ta ställning till om man vill använda sig av enbart ett försäkringsbolag som alternativ. Eller om man vill ha flera, om än ett begränsat antal. Det gäller att finna det optimala mellan ett attraktivt erbjudande och en acceptabel administration. Många företag använder sig av en eller flera försäkringsmäklare som mellanhand mellan företaget/medarbetarna och försäkringsbolagen.

VILKA FÖRSÄKRINGSPRODUKTER?

Försäkringsbolagen har i stor utsträckning börjat anpassa produkter för att dessa ska fungera väl i ett löneväxlingsprogram. Det är viktigt att få uppgift om vilka kostnader som tas ut på försäkringen. Det gäller särskilt om löneväxlingen tillåts för ”små” belopp eftersom vissa försäkringar kräver en viss minimipremie.

Till detta är det också väsentligt med betalningsrutiner som fungerar med arbetsgivarens administration. Här börjar elektroniska överföringar bli allt mer förekommande.

Enkla produkter som inte kräver individuella hälsoprövningar (det kan annars bli mycket besvärligt med läkarundersökningar, inskränkningar i villkoren etc) är definitivt att föredra. Oftast ska det räcka med att arbetsgivaren intygar att medarbetaren är fullt arbetsför när försäkringen tecknas.

Ett alternativ – men inte en nödvändighet – är att ta med Premiebefrielseförsäkring, det vill säga en försäkring som tar över betalningsansvaret om medarbetaren blir långvarigt/bestående oförmögen att arbeta. Här kan det krävas hälsoprövning.

VEM STÅR FÖR RÅDGIVNING?

Det bör inte vara arbetsgivaren själv som fungerar som medarbetarnas rådgivare i dessa frågor. Istället används extern expertis som kan vara försäkringsbolag, konsultfirmor, försäkringsmäklare. Det kan vara medarbetaren själv som har någon kontakt men mest förekommande är att arbetsgivaren, för att kunna behålla övergripande kontroll och styrning, anlitar någon eller några sakkunniga. För arbetsgivaren är viktigt att veta att rådgivningen blir korrekt och med bra kvalitet för såväl företaget som medarbetarna, utan att för den skull behöva veta detaljer i den enskilda rådgivningen.

FORMALIA

Företagspolicy och Särskild överenskommelse
Vi rekommenderar att företaget gör en företagspolicy om hantering av löneväxling och att därefter skriva särskild överenskommelse med varje medarbetare som väljer att löneväxla. I policyn kan företaget närmare beskriva de detaljer som blir lika för alla. Den särskilda överenskommelsen med varje medarbetare behöver innehålla från vilken datum som löneväxlingen ska gälla och andra individuella delar och i övrigt hänvisa till vid varje tidpunkt gällande företagspolicy. På överenskommelsen bör det framgå att medarbetaren har tagit del av den givna informationen och därmed känner till på vilket sätt löneväxlingen kan påverka allmän och avtalad försäkring.

Extra pensionsutfästelse
Med överenskommelsen om löneväxling bör även läggas en extra utfästelse om pension utöver den kollektivavtalade.

Exempel på frågeställningar som bör besvaras/regleras i företagspolicyn respektive den särskilda överenskommelsen.

• Från när börjar avstående gälla?
• När får man ändra sig? Bör inte vara för korta perioder, se nedan.
• Vad ska ske vid sjukdom/tjänstledighet?
• Vad händer när man slutar?
• Hur hanteras återväxling till lön eller omväxling till något annat?
• Vilka belopp ska få växlas? Procent av lön? Tveksam metod då det blir besvärliga tal. Bättre med hela hundralappar, i intervaller kanske? Något minimibelopp kan behövas så att försäkringsbolagen verkligen tar emot pengarna!
• På vilket underlag beräknas fortsatta löneförändringar?
• Hur påverkas semesterlön och avtalad/lagstadgad försäkring?
• Vad händer vid en konflikt mellan företag och medarbetare respektive arbetsmarknadskonflikt?
• Uppsägningstid med en gemensam huvudförfallodag, förslagsvis 31/12 för att sammanfalla med beskattningsår och kontrolluppgifter. Uppsägning ska ske två-tre månader i förväg.
• Uppsägningsklausulen måste vara ömsesidig för även arbetsgivaren kan behöva säga upp överenskommelsen om det sker sådana för-ändringar inom lagar och avtal att förutsättningarna för löneväxlingen ändras.

Vi noterar att löneväxlade belopp på något vis måste uppmärksammas vid inhämtande av uppgifter för lönestatistiken.

KONSEKVENSER

Minskade allmänna försäkringsförmåner
Det är viktigt att känna till att löneavstående för medarbetare som har lön under ”taket” för lagstadgade försäkringsförmåner påverkar storleken på dessa förmåner. Sjukpenning och föräldrapenning blir lägre, den pensionsgrundande inkomsten för den allmänna pensionen minskar osv.

Det kan nog med fog hävdas att det krävs en mycket bra avkastning på den förstärkta pensionen för att den även ska kompensera för minskad allmän pension.

Gräns för allmän försäkring

För medarbetare med lön som överstiger dessa gränser kommer ett löneavstående inte att påverka de allmänna försäkringsförmånerna.

Bidrag
För medarbetare med lön som överstiger dessa gränser kommer ett löneavstående inte att påverka de allmänna försäkringsförmånerna.

Lön jämfört med förstärkt pension

Pensionspremien kan bli ca 7 % högre än lönen på grund av differens mellan arbetsgivaravgifter och särskilda löneskatten. Vill arbetsgivaren ta med kostnaden för den extra administration som förstärkt pension medför, minskas differensen.

KOLLEKTIVAVTALADE FÖRMÅNER

Oavsett lön över eller under ”taket” så kan de kollektivavtalade pensionsförmånerna påverkas, beroende på hur man väljer att utforma sin löneväxlingsmodell. Det måste poängteras att olika pensionsplaner har lite olika lydelser vilket kan ha betydelse för hur planen ska tolkas; om det går att anmäla annan pensionsgrundande lön?

Vad är pensionsgrundande lön?
Ska den pensionsgrundande lönen utgöra lönen efter löneväxlingsavdraget så innebär en lägre lön och också en lägre avtalspension. Hur mycket lägre pensionen blir beror på i vilket inkomstskikt som löneväxlingen görs. Kostnaden för pension på den löneväxlade delen kan variera kraftigt beroende av i vilket löneskikt löneväxlingen görs samt att pensionskostnaden kan variera med ålder, kön och tidigare lönekarriär. Av dessa anledningar har det därför av många setts som enklast att även fortsättningsvis anmäla lönen före löneväxling som den pensionsgrundande lönen. Men denna hantering har ifrågasatts av skattemyndigheten, se nedan vid ITP. Med anledning av detta lämnas även några kommentarer kring de pensionsavtal som utöver Gamla PA-KFS förekommer bland KFS medlemsföretag.

SKATTEFRÅGAN

Vad kan löneväxlas?
Väsentligt vid löneväxling är att det belopp som ska växlas till annan förmån inte varit tillgängligt för lyftning, för i sådant fall kommer det ändå att betraktas som en utbetald lön med inkomstskatt och arbetsgivaravgifter.

Det betyder att man inte kan löneväxla innestående semesterdagar och upparbetad övertid på grund av att de varit tillgängliga för lyftning.

En lösning kan vara att medarbetaren tar ut de gamla dagarna och avstår framtida dagar (bör inte avse de lagstadgade semesterdagarna). På motsvarande sätt skulle framtida övertidsersättning bytas till annan förmån.

Vad är pension och vad är lön?
Att hoppa mellan lön och pension från månad till månad är inte att rekommendera. Inte bara för att det skulle vara besvärligt administrativt utan även för att risken ökar att skattemyndigheten anser att det ska betraktas som lön alltihop.

Finns det gränser för hur mycket man kan löneväxla?
Ja, om det ska betraktas som pension – och inte som lön – så finns det nog en gräns även om ingen kan direkt svara på var den ligger (beträffande vad som är skattemässig avdragsgill pensionskostnad för arbetsgivaren, se nedan). För att undvika sådan diskussion med skattemyndigheten manar vi till försiktighet vad gäller oproportionellt stora löneväxlingar.

Arbetsgivaravgifter/särskild löneskatt
Arbetsgivaravgifter 32,46 %
Särskilda löneskatt på pensionskostnader 24,26 %

Avdragsrätt för pensionskostnader för arbetsgivaren
Enligt huvudregeln i Inkomstskattelagen (1999:1229) 28 kap får en skattskyldig arbetsgivare skattemässig avdragsrätt för pensionskostnad som motsvarar maximalt 35 % av utbetald lön under räkenskapsåret eller närmast föregående räkenskapsår, och avdraget får inte överstiga 10 prisbasbelopp.

Tänk då på att alla pensionskostnader, avtalspensionen och den ”förstärkta pensionen” läggs samman i de 35 % och de gäller beräknade per individ.

HUR SKÖTER MAN ADMINISTRATIONEN?

För alla inblandande är det viktigt att administrationen sköts korrekt och smidigt. Det behövs genomtänkta rutiner för att slippa alltför tidskrävande uppföljningar och kontroller.

Det finns exempel på arbetsgivare som själva samlat ihop premierna i företaget för att sedan överföra dem till försäkringsbolaget/en två gånger om året. Men en sådan lösning bör man tänka på att reglera vad som ska hända med ännu inte överförda pengar om anställningen upphör av något skäl.

Försäkringsbolag och försäkringsmäklare kan erbjuda olika administrativa tjänster. Det finns även aktörer på marknaden som specialiserat sig på enbart administration av försäkringspremier och inte ägnar sig åt rådgivning eller förmedling av försäkring, t ex Försäkringsgirot, Skandias Personal Planner, Benefit Network och Flexpay för att nämna några.