Metoder för omvärldsbevakning

2004-2007 arbetade en partsammansatt arbetsgrupp med representanter från KFS och arbetstagarorganisationerna med att initiera aktiviteter och visa på vägar för att främja arbetet med kompetensutveckling vid KFS medlemsföretag. Arbetsgruppen är upplöst, men på denna sida har vi valt att ta vara på några av de metoder som kan användas för omvärldsbevakning. Har du frågor, kontakta gärna Giggi Langlet, 08-556 009 55.

Omvärldsanalys
SWOT-analys
PEST-analys
RADAR-diagram
VRIO-analys
Trendanalys
Scenariometoden

OMVÄRLDSANALYS

Vad är omvärldsanalys?
En omvärldsanalys är en planlagd och systematisk inventering av framtidsbilder. Företagets historiska arv och nuläge är kända faktorer. Framtiden är det företaget planerar för. Till grund för omvärldsanalysen ligger alltid den vision företaget har och den verksamhetsidé man omfattar. Om visionen är tydlig och implementerad i hela företaget, omvärldsanalysen gjord, så att företaget också har en tänkt väg till framtiden, så blir en påkoppling av ett strukturerat sätt att arbeta med kompetensutvecklingen en vinst för företaget då man tar tillvara allas kunskap och kompetens.

Det finns så många faktorer som kan påverka ett företag i framtiden. Landets politiska sammansättning, EU, samhällsekonomin, förändringar i teknik och värderingar är några av dessa faktorer. Vissa faktorer är ju naturligtvis också branschspecifika. Den ökade förändringstakt som vi idag ser i vårt samhälle nödvändiggör att man arbetar med framtidsscenarier på ett strukturerat och systematisk sätt. Eftersom förändringstakten när det gäller tekniska hjälpmedel ökar måste företagen se till att deras medarbetare hänger med i utvecklingen, inte bara för företagets skull utan även för den enskilde medarbetarens arbetssituation och hälsa.

Hur tar man fram framtidsbilder?
Det finns många verktyg företag kan använda sig av för att göra en omvärldsanalys. Här nedan beskriver vi ett urval av dessa.

SWOT-ANALYS

Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats är de engelska ord som gett namn åt SWOT-analys. SWOT är en strukturerad metod för att bedöma styrkor, svagheter, möjligheter och hot inom ett företag.

Styrkor (S) och svagheter (W) är vad som kännetecknar nuläget. De är interna och företagsspecifika. Man brukar säga att S och W är parametrar som företaget kan påverka själv genom eget beslutsfattande. Möjligheter (O) och hot (T) är det som påverkar framtiden, exempelvis politiska och ekonomiska förändringar eller det som företaget inte kan påverka direkt, dvs det som är beroende av andras beslut.

Så här gör du

• Bilda en grupp av 4-10 personer, förslagsvis ledningsgruppen eller samverkansgruppen.
• Rita fönstret på en tavla eller ett blädderblock.
• Börja med S i nuläget och brainstorma fram alla starka sidor/ fördelar ni har i företaget för att ni ska nå dit ni vill.
• Fortsätt med W och skriv ner de svagheter ni uppfattar att ni har i ert företag i nuläget.
• Diskutera därefter nuläget, era styrkor och era svagheter. Gradera dessa utifrån om de är betydande (major) eller om de är mindre betydande (minor).
• Fortsätt sedan på samma sätt med framtidsfrågorna O och T.
• Prioritera därefter vilka starka sidor ni vill vårda för framtiden samt vilka svaga sidor ni vill ta itu med både på kort sikt men även på lite längre sikt.
• Sätt dessa i relation till framtidsfrågorna och formulera en handlingsplan.

PEST-ANALYS

PEST står för ”Political, Economic, Social and Technological analysis” och beskriver ett ramverk av faktorer i omgivningen som påverkar företaget och dess utveckling. Ibland utvidgas PEST-analysen med flera parametrar såsom etik, demografi och miljöpåverkan.

Politiska faktorer innehåller områden såsom politisk stabilitet, skattepolitik, arbetslagstiftning, miljölagstiftning, tullar och andra import och export-regler. Ekonomiska faktorer handlar om tillväxt, inflation, affärscykler, räntor, tillgång till kapital, kostnader för och tillgång till exempelvis vatten, el, bensin eller liknande. Sociala faktorer är exempelvis inkomstfördelning, social rörlighet, demografi, värderingar och attityder, konsumtion och utbildningsnivåer. Teknologiska faktorer är exempelvis satsningar på forskning, attityd inom branschen till tekniska framsteg, den tekniska utvecklingens hastighet och numer också ekologiska och miljömässiga faktorer.

Så här gör du
Arbetsgången i en PEST-analys är densamma som du använder vid en SWOT. Ditt perspektiv gällande olika faktorer är däremot något annorlunda.

• Bilda en grupp.
• Sätt upp fyra stora blädderblocksblad i en ring på en whiteboard.
• Brainstorma fram både hot och möjligheter under varje faktor. Skulle någon faktor sakna betydelse för ditt företag – lämna rutan tom.
• Diskutera det ni fått fram under varje faktor.
• Diskutera hur delar i en faktor kan påverkas av delar i en annan faktor. Dra pilar mellan förhållanden/tendenser/faktorer som påverkar varandra.
• Utforma en handlingsplan.

RADAR-DIAGRAM

Ett radardiagram används framförallt när ett företag vill kontrollera hur det ligger till i förhållande till ett önskat framtida scenario. Givetvis kan detta diagram även användas vid en omvärldsanalys. Diagrammet kommer då att visa gapen mellan nuläge och framtidsvisionen.

Så här gör du

• Sätt ihop ett team. Välj medarbetare med olika perspektiv.
• Välj och definiera betygskategorier, 5-10 är ett lämpligt antal.
• Rita diagrammet på ett blädderblock. Diagrammet har formen av ett hjul med lika många ekrar som betygskategorier. Gör en mindre ring i mitten där ni skriver problem/sakområdet.
• Dela in varje eker i en skala med noll i mitten och högsta värdet i ytteränden.
• Har ni redan hämtat in data – för in dem i diagrammet eller gör en betygssättning på plats. Starta då med en individuell bedömning och kom sedan överens om ett gemensamt betyg baserat på spridningen av individbetygen.
• Bind samman betygen för varje kategori.
• Tolka och använd resultaten. Identifiera gapen mellan nuläget och önskvärt läge.
• Ta först hand om gapen i de viktigaste kategorierna. Gör en handlingsplan.

VRIO-ANALYS

VRIO används för att identifiera ett företags unika styrkor och genom detta analysera företagets konkurrenskraft. Företag är olika starka inom olika områden i förhållande till sina konkurrenter. Om dessa skillnader är stabila över tid kan kunskaper om desamma hjälpa företaget att fastställa handlingsplaner för framtiden. VRIO-analysen utgår från fyra frågor;

1. Frågan om värde (Valuable)
2. Frågan om sällsynthet (Rare)
3. Frågan om imitation (Imitate)
4. Frågan om organisation (Organization)
   
   

Så här gör du

• Sätt samman en grupp. Ta med underlag/information som kan vara relevant för arbetet.
• Börja med frågan om värde. Diskutera om företagets resurser och förmågor klarar av de möjligheter och hot som finns i dess omgivning, exempelvis om rätt kompetens finns i företaget för att lösa nya uppgifter. Notera vilken kompetens som finns och vilken som saknas.
• Fortsätt med frågan om sällsynthet. Är företagets värdefulla styrkor unika för företaget eller är andra konkurrerande företag lika bra? Notera de styrkor som är unika. Notera i vilka hänseenden företaget är sämre än sina konkurrenter.
• Frågan om imitation innebär att man tittar på hur lätt eller svårt det är att kopiera företagets resurser och förmåga. En svårkopierad resurs eller förmåga kan vara en konkurrensfördel gentemot andra företag. Ju större utvecklingskostnader konkurrenter har vid imitation dess bättre för vårt företag. Tänk på att fysiska resurser oftast är lättare att kopiera än sociala, såsom exempelvis goda nätverk och gott förtroende.
• Frågan om organisation handlar om effektivitet. Nyttjar företaget sina värdefulla, sällsynta och svårkopierade resurser och förmågor eller är företagets organisation ett hinder för detta?
• När ni diskuterat igenom de fyra frågorna, lägg er vinn om att få fram en helhet utifrån dessa. Kanske måste ni införa rutiner eller modeller för att få bättre grepp i någon fråga. Kanske kan ni ytterligare förstärka era värdefulla styrkor, så att ni på detta sätt kan kompensera er under en tid för de delar där ni måste förbättra er.

TRENDANALYS

En trendanalys är en form av spaning in i framtiden. En trend handlar om förhållanden/intressen/attityder som rör sig i en viss riktning. En trend är en långsiktig förändring och minst tre mätpunkter inom en relevant tidsrymd måste peka åt samma håll, för att det ska vara en påvisbar trend. När man gör en omvärldsanalys är de viktigaste spaningskällorna för möjliga trender naturligtvis media, såsom Internet, dagstidningar, tidskrifter och TV/radio. Även seminarier, konferenser och forskning kan vara trendvisande, speciellt när det gäller branschspecifika trender. Självklart använder man sig i detta arbete också av sina olika nätverk och dess mänskliga källor.

För ett företag kan spaning på trender inom exempelvis utbildningsväsendet göra att man tittar på utvecklingen hos den närmaste högskolan. Man kan titta på utveckling av infrastruktur, kommunal ekonomi, behov och tillgång på personal eller konkurrenssituationen både nationellt och internationellt.

Så här gör du

• Identifiera trenden. Ta ställning till om den är relevant och kan påverka ditt företags framtid.
• Kartlägg vilka bakomliggande orsaker som gör att detta kan anses vara en trend.
• Kartlägg om det finns motkrafter, som kan vända eller försena trendens riktning.
• Försök ta fram de effekter som trenden kan få för ditt företag både på kort sikt och på lång sikt.

Tänk på att trender alltid har ett visst mått av osäkerhet i sig. En trendanalys kan vara starten i ett arbete att ta fram framtidsscenarier.

SCENARIOMETODEN

Att bygga olika framtidsscenarier innebär att man skapar sig ett antal mentala bilder av framtiden, så att man är väl förberedd att möta förändringar och agera på ett sätt som gagnar företaget bäst. Scenariometoden skapar en struktur, så att företaget på ett bättre sätt kan nyttja den kunskap som finns hos olika medarbetare. Eftersom man i ett scenarioarbete frågar sig vilka utmaningar företaget kommer att möta framförallt på längre sikt, kan man redan från början ha diskuterat olika lösningar på problem som kan uppstå på vägen till framtiden. Scenariometoden handlar också om att ta in externa perspektiv som kan komma att påverka företaget. Därför är trendanalysen en utmärkt grund att stå på inför scenarioarbetet.

Så här gör du

• Bilda en grupp med medarbetare som har olika perspektiv.
• Lista drivkrafter/viktiga nyckelfaktorer.
• Lista motkrafter.
• Fundera över graden av osäkerhet i trender och se till dess ytterligheter.
• Analysera samband mellan olika trender.
• Genom att korsa olika trender bygger ni sedan framtidsscenarier. Dessa bör vara realistiska men också provocerande. Det mest troliga scenariet vid en viss tidpunkt är inte alltid överensstämmande med verkligheten vid framkomsten/utvärderingen.
• Gör bilderna tydliga genom att berätta en historia kring var och en.
• Bygg robusta strategier som klarar olika typer av framtidsscenarier.
• Ta fram mål som ger företaget en bättre beredskap att möta framtiden, så att du kan basera dagens beslut på det som kan komma att hända i framtiden.