Att tänka på

Att förbereda en upphandling
Exempel på frågor att ta ställning till när man gör en kravspecifikation
Övrigt att fundera över
Pris och kvalitet

ATT FÖRBEREDA EN UPPHANDLING

Grundläggande är att gå igenom vilken verksamhet man har i dagsläget i sitt företag kring arbetsmiljö och rehabilitering. Använd gärna till exempel:

• Egen statistik över sjukfrånvaro (inklusive kända diagnoser), arbetssjukdomar, tillbud och skador.
• Genomförda kartläggningar kring teknisk och psykosocial arbetsmiljö
• Data från genomförda hälsoprofiler.
• Resultat från personal-nöjdhetsundersökningar och uppgift om hur personalomsättningen ser ut.
• Synpunkter från utvecklings- och lönesamtal kan sammanställas liksom synpunkter från facket på arbetsmiljön.

Nästa steg är att ställa sig frågorna:

• Vad vill vi med hälso- och arbetsmiljöarbetet, och vilka mål har vi?
• Är vi nöjda med befintliga insatser?
• Vill vi utvidga insatserna på något område? I så fall vilket?
• Står vi inför kända förändringar (t ex omorganisation, neddragningar, generationsskiften) som kräver extra resurser i hälsoarbetet?

Med utgångspunkt från er analys sammanställer ni sedan ett förfrågningsunderlag med en kravspecifikation. Det ska beskriva era behov och konkret ange vilken typ av tjänster som efterfrågas och i vilken omfattning. Kom ihåg att det är ni som kunder som bestämmer vad som ska ingå i de köpta tjänsterna och vilken kostnadsnivå det får röra sig om!

Fundera även över detaljer, exempelvis nedanstående:

EXEMPEL PÅ FRÅGOR ATT TA STÄLLNING TILL NÄR MAN GÖR EN KRAVSPECIFIKATION

Nedanstående lista har försetts med kryssrutor med alternativen "Ja", "Kanske" och "Nej som anger hur intressant aktiviteten är för just ditt företag.

Aktivitet/behov	Intressant?
Behov av nyanställningsundersökningar?	Ja	Kanske	Nej
Finns verksamhet i företaget där lagstadgade riktade hälsokontroller krävs?	Ja	Kanske	Nej
Hälsokontroller för alla medarbetare i företaget eller för vissa åldersgrupper, med vilket tidsintervall och med vilket innehåll?	Ja	Kanske	Nej
Behov av vaccinationer?	Ja	Kanske	Nej
Hörselkontroller?	Ja	Kanske	Nej
Synkontroller?	Ja	Kanske	Nej
Medarbetare ska göra sina sjukanmälningar till en sköterska på företagshälsovården och få telefonrådgivning i samband med det	Ja	Kanske	Nej
Hälsoprofilbedömningar, med vilket innehåll och med vilket tidsintervall, för alla medarbetare eller bara för vissa?	Ja	Kanske	Nej
Hälsoprofilbedömningar kombinerat med viss medicinsk provtagning, vilken?	Ja	Kanske	Nej
Kunna erbjuda medarbetare hjälp med livsstilsförändringar? Vad och med vilken omfattning?	Ja	Kanske	Nej
Tillgång till naprapat, sjukgymnast, massör? På vilka villkor?	Ja	Kanske	Nej
Tillgång till personlig tränare?	Ja	Kanske	Nej
Assistans i alkohol- och narkotikafrågor? Samtal och rådgivning, i vilken omfattning och med vilket innehåll?	Ja	Kanske	Nej
Narkotikatest och nykterhetskontroller, med vilken metodik och i vilket sammanhang?	Ja	Kanske	Nej
Stressprofiler och åtgärdsprogram?	Ja	Kanske	Nej
Tillgång till beteendevetarkonsultation, med vilket innehåll och i vilken omfattning?	Ja	Kanske	Nej
Miljöprofiler och kartläggningar?	Ja	Kanske	Nej
Finns verksamhet i företaget som ger upphov till krav på mätning av luftföroreningar?	Ja	Kanske	Nej
Behov av råd och hjälp kring kemikaliehantering och tekniska mätningar?	Ja	Kanske	Nej
Medverkan vid konflikthantering?	Ja	Kanske	Nej
Medverkan vid krishantering? Tillgång till debriefingledare?	Ja	Kanske	Nej
Resurser för organisations- och teamutveckling?	Ja	Kanske	Nej
Tillgång till chefshandledning i svåra personalärenden?	Ja	Kanske	Nej
Assistans i rehabiliteringsarbetet? I vilken omfattning?	Ja	Kanske	Nej
Möjlighet att göra rehabutredningar med SASSAM-metodik?	Ja	Kanske	Nej
Tillgång till medicinsk, ergonomisk och psykosocial funktionsbedömning?	Ja	Kanske	Nej
Ergonomisk bedömning och rådgivning för arbetsplatsen?	Ja	Kanske	Nej
Behov av hjälp att bygga upp systemet för systematiskt arbetsmiljöarbete?	Ja	Kanske	Nej
Behov av arbetsmiljörevision?	Ja	Kanske	Nej
Ska företagshälsovården eller annan aktör sköta administration och redovisning av arbetsskadeanmälningar?	Ja	Kanske	Nej
Behov av arbetsmiljöutbildning, teknisk och psykosocial med vilket innehåll?	Ja	Kanske	Nej
Nyhets- och omvärldsbevakning på arbetsmiljöområdet?	Ja	Kanske	Nej
Delta som specialist i arbetsmiljökommitté, samverkansgrupp eller motsvarande?	Ja	Kanske	Nej
Medverkan vid skyddsronder?	Ja	Kanske	Nej

Det finns också arbetsplatser som vill köpa tillgång till sjukvård som komplement till vårdcentraler och husläkarmottagningar. Om det inte finns någon läkare på företagshälsan som har avtal med landstinget om att få utföra husläkartjänster gäller inte sjukförsäkringen med sedvanlig patientavgift och då blir sjukbesöket onödigt dyrt för företaget. Alternativt kan en företagshälsa ha samarbetsavtal med en läkarmottagning. Det förekommer även att arbetsplatser gör egna avtal direkt med läkarmottagningar.

Vanligtvis delar man upp det man vill köpa av en företagshälsovård i ett basutbud och i tillgång till tilläggstjänster som kan avropas efter behov till ett avtalat pris.

Hela företagshälsovårdsavtalet kan också läggas i en timbank, ett överenskommet antal timmar som man förbinder sig att köpa av leverantören och som ger option på tillgång till olika typer av tjänster till en fastställd prislista.

En del företag väljer att inte teckna något avtal alls utan att köpa tjänster av olika aktörer vid behov. En risk är här dock att man blir lågt prioriterad som kund, med långa väntetider som följd, och att timpriset blir högre.

ÖVRIGT ATT FUNDERA ÖVER

• Önskemål kring avrapportering från företagshälsovård av vilka tjänster som används och i vilken omfattning.
• Företagshälsans eller annan aktörs tillgänglighet. Alla dagar under kontorstid, tid för besök ska kunna bokas inom X dagar från avrop, tillgänglighet vid akuta kriser?
• Är det viktigt med personkontinuitet, att företagets medarbetare får möta samma personer hos aktören?
• Får alla medarbetare avropa tjänster från avtalet och i vilken omfattning får de använda företagshälsovården? Eller får hela eller vissa delar av avtalet bara avropas av chefer, vilka och i vilken omfattning?
• Om företagshälsovården eller annan aktör använder underleverantörer bör dessa förtecknas i anbudet och deras kvalitet dokumenteras.
• Att försäkra sig om att anbudsgivaren har leveranskapacitet i form av personella resurser på offererade områden. Och att personella resurser har rätt och godkänd utbildning. Hur säkerställer de att verksamheten baseras på ”vetenskap och beprövad erfarenhet”?
• Har leverantören tidigare och dokumenterad erfarenhet? Det är också bra att efterfråga om leverantören har ett internt system för uppföljning och kontroll av sin verksamhet.
• Vid flera avtalade leverantörer; hur kan de delge information mellan sig i det som är viktigt för att få ett bra resultat i enskilda medarbetares rehabilitering och hälsoutveckling? Hur hanteras journaler, sekretess och frågor kring personlig integritet. Vem koordinerar/samordnar arbetet?
• Behövs en koordinator som samordnar företagets behov med företagshälsans eller andra aktörers utbud?

PRIS OCH KVALITET

Det är stor variation kring vad tjänsterna kostar hos olika aktörer. Prislistor från statens avtal med olika företagshälsor ger en uppfattning om variationen. Besök www.avropa.nu. Gå in under Ramavtalsområden och välj Företagshälsovård.

Det gäller dock att även väga in vilken kvalitet en tjänst har. Prevents handledning ”Att köpa hälso- och arbetsmiljötjänster” innehåller bland annat ett intressant arbetsblad som kan användas för att följa upp tjänster utförda av en redan befintlig leverantör. Här tar man upp variabler som nåbarhet och att kontakt kan upprättas inom rimlig tid, leverantörens lyhördhet inför kundens behov, hur pass serviceberedd leverantören är, hur trovärdig leverantören är som rådgivare, hur pass kompetent leverantören är, om leverantören tar initiativ, är pålitlig och ger en god återkoppling på utfört arbete och iakttagelser.

Prevents handledning kan beställas i deras bokhandel på www.prevent.se, och kostar 190 kronor (maj 2006).

Ett sätt att bilda sig en uppfattning om vilken kvalitet en aktör har på sina tjänster är att i kravspecifikationen vid upphandling även be om referenser från andra företag som redan är kunder. Naturligtvis är det även klokt att träffa de aktörer som har lämnat intressanta anbud för en diskussion innan ett avtal sluts.

På föreningen Svensk Företagshälsovårds hemsida www.svensk.fhv.se finns en sammanställning av vad som anses vara Good Practice för en företagshälsovård.

Som litet eller medelstort företag kan det vara klokt att gå samman med andra företag på orten eller i en region i samband med upphandling. Större volymer kan ge ett bättre pris.